Herkömmliche Interview-Techniken können wir leicht verstehen und schnell anwenden. Bei der Auswahl von Führungskräften und Professionals kommen wir jedoch an unsere Grenzen: Sie haben eine niedrige Prognosefähigkeit des beruflichen Erfolgs sowie eine geringe Akzeptanz bei Bewerbern. Stellen Sie doch mal einem CFO oder Bereichsleiter Finanzen 15 standardisierte Fragen 😂?! Der packt umgehend seinen Koffer und geht wieder nach Hause.

Professor Dr. Sarges entwickelte das Konzept des Biographischen Eignungs-Interviews (B-E-I) für berufliche Kontexte in Personalauswahlverfahren, das deutliche validere Informationen liefert: Es nimmt die berufliche Vergangenheit der Kandidaten tief in den Blick.

Biographische Interviews sind übrigens seit vielen Jahren Bestandteil der Tiefenpsychologie und betrachtet den Menschen ganzheitlich mit seinen Lebensereignissen und Bewältigung dieser. Im Biographischen Eignungs-Interview hingegen fokussiert man sich auf den beruflichen Kontext und der zugrundeliegenden Anforderungskriterien für eine Position.

Inhaltsverzeichnis 

Wie erreiche ich eine höchstmögliche Passung zwischen einer zu besetzenden Stelle und dem Kandidaten?

Zwei gegensätzliche Interview-Formate

• Entscheidung nach Bauchgefühl – Der Klassiker
• One-Size-Fits-All – Standardisierte Fragen
• „Deep Dive“ – Reise in die berufliche Vergangenheit

Biographische Fragen: Der beste Prophet für zukünftiges Verhalten ist vergangenes Verhalten

Suchen statt Abfragen

Den roten Faden finden

• Motive ergründen
• Kontraste schaffen
• Im Detail hinterfragen
• Ins Extreme treiben
• Ähnlichkeiten suchen
• Gedankliches Experimentieren
• Ursachen erkunden
• Ziele erkennen

Fragetechniken: Mit weichen Fragen zu konkreteren Ergebnissen

• Nach Beispielen fragen
• Verhaltensdreiecke vervollständigen
• Konkretisieren von abstrakten Äußerungen
• Ursache und erreichte Ziele
• Schnittmengen erfragen
• Zwischentöne der Körpersprache

Eine gute Beziehung ermöglicht eine sachlich-konstruktive Kommunikation

Erfolgsfaktor und Vorgehensweise für gute Biographische Eignungsinterviews

Fazit: Mein Best Practice 

Wie erreiche ich eine höchstmögliche Passung zwischen einer zu besetzenden Stelle und dem Kandidaten?

Die Wissenschaft empfiehlt (1) Tests durchzuführen, (2) Arbeitsproben einzusehen und (3) biographische Daten zu erheben. 

Der Aufwand und damit leider auch die Qualität der Auswahlprozesse nimmt jedoch im Zuge des Fach- und Arbeitskräftemangels eher ab als zu. Wozu noch aufwendige Testverfahren durchführen, wenn die nötigen Qualifikationen auf dem Arbeitsmarkt ohnehin nicht zur Verfügung stehen. 

Fachlich können Sie Kandidaten easy nachschulen, persönliches Verhalten ist jedoch tief verankert. Daran lässt sich nicht so leicht rütteln. Werden im Anforderungsprofil die MUSS-Kriterien nicht erfüllt, kann dies zu Fehlbesetzungen führen und letztendlich zu Entlassungen in der Probezeit. Fachkräftemangel mit geringer Qualität in der Personalauswahl hin- oder her: Das kostet richtig Asche. 

Doch es gibt einen erfolgreichen Weg dazwischen: Das Biographische Eignungs-Interview. Sie haben einen überschaubaren Aufwand in der Personalauswahl und erreichen valide Ergebnisse. 

Zwei gegensätzliche Interview-Formate

Wenn wir genau hinschauen, sind es eigentlich „gefühlt“ drei Interview-Formate. Das erste setze ich gedanklich in Klammern, da es zwar zur gängigen Praxis zählt, jedoch jeglichem wissenschaftlichen Ansatz für eine gute Prognosefähigkeit widerspricht. 

Entscheidung nach Bauchgefühl – der Klassiker:

Dieses Vorgehen hat sich in den Personalauswahlprozessen leider hartnäckig verankert. Ein offensichtlicher Herdentrieb: Alle machen mit! Ohne das Festlegen eines Anforderungsprofiles werden den Bewerbern Fragen quer Beet gestellt. Bewertungen können deshalb nur intuitiv vorgenommen werden. Keine gute Idee bei der häufigen Fehleranfälligkeit unserer Intuition. Dieses Vorgehen findet weltweit auf allen Hierarchieebenen statt. Nach einem Gespräch mit meinem Cousin, der in einer bekannten Anwalts-Kanzlei in Manhattan arbeitet, musste ich erfahren, dass hochrangige Anwälte auf die gleiche Weise ausgewählt werden. Oh, oh! 

„One-size-fits-all“ – standardisierte Fragen:

Standardisierte Interviews sind das offiziell erste Interview-Format in der Wissenschaft. Auf Basis der Anforderungskriterien wird ein Fragenkatalogen aufgebaut und jedem Bewerber die gleichen Fragen gestellt. Dieses Vorgehen war ursprünglich für weniger komplexe Berufe angedacht, wie z.B. für Auszubildende, Arbeiter oder Sachbearbeiter. 

„Deep Dive“ – Reise in die berufliche Vergangenheit:

Das zweite Interview-Format ist das Biographische Eignungs-Interview und richtet sich an komplexere Berufe, wie z.B. an Führungskräfte, Professionals und Experten. Die Fragen sind kaum standardisiert. Sie gehen mit dem Kandidaten stark inhaltsbezogen und psychologisch geleitet durch seinen ausbildungs- und berufsbezogenen Lebenslauf - von vorne bis hinten - durch. Pro biographische Station, Phase oder Erfahrung stellen Sie erforschende Fragen und ergründen Verhaltens-, Persönlichkeitsmuster und Kompetenzen. Zum Beispiel: 

• „Welche Ideen hatten Sie vor Abschluss des Masters, wie es danach weitergehen sollte?“
• „Welche Pläne hatten Sie.“
• „Wie ist es zu dieser Umorientierung gekommen.“
• „Was denken Sie im Nachhinein?“
• „Würden Sie wieder so vorgehen?“  

Biographische Fragen: Der beste Prophet für zukünftiges Verhalten ist vergangenes Verhalten

Sie steigen immer tiefer in die berufliche Vergangenheit des Bewerbers ein, um Situationen, Beweggründe und Verhaltensmuster zu verstehen. Der Bewerber kommt in einen Erzählfluss und berichtet über Ereignisse, Episoden und Erfahrungen im Rahmen des Lebenslaufes. Durch den emotionalen und kognitiven Bezug auf des Eigenerlebte gibt der Bewerber das Erfahrene spontan wieder - es ist sozusagen das Nacherleben lassen einer Situation. Die psychischen Prozesse werden „von innen“ aktiviert und lassen die ursprünglichen Kognitionen und Emotionen (zumindest in den Grundzügen) authentisch aufleben und leichter, schneller, manchmal sogar spontan-automatisch berichtbar werden. Eine Verfälschbarkeit ist in solchen Erzählmomenten wenig möglich. 

Suchen statt Abfragen

Die Bedingung für dieses Vorgehen ist die Fähigkeit genau zuzuhören, um an der richtigen Stelle vertiefende Fragen stellen zu können. Diese Methode braucht ein freies, intuitives Vorgehen und unterscheidet sich zu den standardisierten Personalauswahlverfahren gänzlich. 

Entscheidend dabei ist weniger die Beachtung der geäußerten Fakten, sondern viel mehr Ihre Hypothese dahinter (Motivation, Antrieb, Verhaltensmuster etc.). Wenn für einzelne Anforderungen, für die zu besetzende Stelle, noch zu wenig Verwertbares geäußert wurde, gehen Sie zu vorher genannten Punkten zurück und docken erneut an, um die Informationslücken zu schließen. 

Durch dieses Vorgehen lassen sich viele Anforderungsmerkmale, wie z.B. Planen und Organisieren, Kommunikationsfähigkeit, Dominanz, Initiative, Stressresistenz, Verhandeln sowie viele Verhaltens- und Eigenschaftsinformationen ableiten. 

Grundsätzlich denken Sie sich vorher keine Fragen aus und lesen schon gar nicht vorformuliert ab. Sie stellen vielmehr Ihre Fragen im Anschluss an die berichteten biographischen Felder des Bewerbers (z.B.: Schule, Lehrer, Praktika, bedeutsame Menschen, Erfolge, Misserfolge, Studien-Verlauf und Ergebnisse, Interessen, berufliche Erfahrung etc.). 

• Was war dabei ihr wichtigstes Lernergebnis?
• Was hat diese Erfahrung für ihren weiteren Werdegang bewirkt?
• Wie erklären sie sich das? 

Den roten Faden finden

Motive ergründen

• Was genau war daran das Befriedigende?
• Was speziell hat ihnen das gegeben?
• Was waren ihre wichtigsten Learnings? 

Kontraste schaffen

Wenn der Bewerber äußert, dass ihm etwas gut gefallen hat, fragen Sie danach, was ihm überhaupt nicht gefallen hat. 

Im Detail Hinterfragen

Wenn der Kandidat äußert, eine tolle berufliche Rolle in einem Unternehmen gehabt zu haben, fragen Sie danach, was denn besonders toll war. 

Ins Extrem treiben

Erfolge vs. Misserfolge, Höhen vs. Tiefen in Lebensabschnitten.

Ähnlichkeiten suchen

Fragen Sie beispielsweise, ob es ein solches Verhalten oder Situation früher schon einmal gab? 

Gedankliches Experimentieren

Wenn ein Kandidat nach 12 Semestern mit der Note 3,8 abgeschlossen hat, fragen Sie ihn z.B., ob er besser abgeschnitten hätte, wenn er das Studium verlängert hätte. 

Ursachen erkunden

Fragen Sie den Bewerber, auf was er etwas zurückführt oder wie er sich das erklärt. 

Ziele erkennen

Fragen Sie den Bewerber, zu welchem Zweck er das Projekt unbedingt wollte oder was er mit einer Handlung erreichen wollte.  

Fragetechniken: Mit weichen Fragen zu konkreten Ergebnissen

Nach Beispielen fragen

Nicht selten bleiben Aussagen der Bewerber allgemein. Sie erhalten kein genaues Bild und können Kandidaten nicht einschätzen. Fragen Sie in solchen Fällen nach konkreten Beispielen:

• Können Sie 1-2 Beispiele dafür nennen? 

Verhaltensdreiecke vervollständigen

Wenn nun der Bewerber auch bei Beispielen immer noch nicht alle Informationen preisgibt, die Sie für eine valide Beurteilung benötigen, fragen Sie weiter. Folgende drei Kriterien haben sich in der Praxis erfolgreich durchgesetzt. Sie sollten auf keines der Elemente verzichten. Fragen Sie nach der 

1. Situation,
2. Aufgabe und
3. Ausgangslage.

Erkunden Sie genau die Ausgangssituation und Handlungsanteile des Bewerbers: 

• Mit was war der Bewerber konfrontiert?
• Wie ist er vorgegangen?
• Was hat er unternommen?
• Was hat er unterlassen? 

Konkretisieren von abstrakten Äußerungen

Wenn Antworten weiterhin nebulös und abstrakt bleiben und nichts über den Bewerber aussagen (passiert leider gar nicht so selten), fragen Sie konkret nach: 

• Was im Besonderen haben Sie mit Ihrem Tun bewirkt?
• Was war positiv?
• Was negativ? 

Ursache und erreichte Ziele

Vergessen Sie im Erzählstrom nicht nach den Motiven, Ursachen, Absichten und Zielen zu fragen. Lassen Sie den Bewerber selbst reflektieren: 

• Wie haben Sie das empfunden?

• Welche Absichten und Ziele haben Sie verfolgt?
• Welche Ergebnisse erzielt?
• Welche Erfahrungen gemacht?
• Was haben Sie gelernt?

Schnittmengen erfragen

Fragen Sie, was dem Befragten das Ereignis oder die Person bedeutet hat? An welchen Stellen gibt es Gemeinsamkeiten?

• Was haben sie beide gemeinsam? 

Zwischentöne der Körpersprache

Achten Sie auf die Mimik und Gestik sowie die Sprache des Bewerbers. Zwischen der verbalen und der nonverbalen Kommunikation - in Form von Gestik, Mimik und Stimme - sollten keine Widersprüche entsteht. Sollten Sie diese dennoch wahrnehmen, setzen Sie genau an diesem Punkt an. 

Der optische Eindruck (durch Mimik und Gestik) sowie die Sprache (durch verwendete Wörter/ aktivem Wortschatz, Tempo und Tonalität), können wichtige Hinweise für die Einschätzung von Gewissenhaftigkeit, seelische Einstellung und Intelligenz liefern. 

Eine gute Beziehung ermöglicht eine sachlich-konstruktive Kommunikation 

Die Beziehungsebene ist der Sachebene vorgeordnet. Ein gutes Biographisches Eignungs-Interview können Sie nur auf Augenhöhe führen: „Ich bin O.K. und Du bist O.K.“. Schaffen Sie eine angstfreie Atmosphäre. 

Bauen Sie Vertrauen und eine starke Akzeptanz auf. Das hat sehr viel mit Ihrer inneren Haltung zu tun. Erst wenn die Beziehungsebene zwischen Ihnen und dem Bewerber stimmt, können Sie im Interview Konfrontationen einbauen und werden trotzdem noch als fair wahrgenommen. Im Vordergrund steht das Verstehen wollen des Interviewenden und dem Ziel eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen, die dennoch erlaubt, den Menschen ein bisschen näher kennenzulernen als bei einem üblichen Bewerbungsgespräch. 

Mit einer flexiblen Mischung aus Informationsfragen und unterstützenden Zwischenbemerkungen können Sie durch sensible Themenbereiche navigieren. Halten Sie die Balance zwischen Akzeptanz und Konfrontation. Basis dafür ist eine wohlwollene Mischung aus Professionalität und Menschlichkeit. 

Erfolgsfaktor und Vorgehensweise für gute Biographische Eignungs-Interviews 

Die Biographische Interviewmethode ist mit einem Training von 2 Tagen zügig zu erreichen, zumindest aber auf einen guten Weg zu bringen. Das generelle Interesse an Menschen, eine ausgeprägte Zuhörfähigkeit und Zeit (ca. 1 – 2 Std.) sind Grundvoraussetzung für den Erfolg. Allerdings sollten Sie wissen, dass es auch Personalentscheider gibt, die diese Punkte nicht mitbringen und denen diese Vorgehensweise nicht liegt. 

Im Training lernen Sie zuerst, wie Sie eine gute Anforderungsanalyse des Tätigkeitsfeldes erstellen, d.h. wie Sie die situativen Arbeits- und Kontexterfahrungen einer Stelle in personenbezogene Anforderungsbegriffe packen, damit Sie wissen, nach welchen Inhalten Sie im Interview Ausschau halten müssen. Nachdem Sie das „Was“ geklärt haben (Was suche ich?), schauen Sie nach dem „Wie“ (Wie ist der Kandidat unterwegs?): Sie stellen gezielte Fragen und bewerten die Antworten. 

👉 In meinem online Training In 4 Wochen zum exzellenten Interviewer ist die Biographische Interviewtechnik übrigens enthalten. Schauen Sie doch mal vorbei 😄. 

Fazit: Mein Best Practice

Ich persönlich arbeite mit beiden Interview-Methoden: Mit standardisierten Fragen auf Basis der MUSS-Kriterien (damit mir nichts durch die Lappen geht) und dem biographischen Interview.   

Bei jeder neuen Stellenbesetzung erstelle ich zunächst mit der Fachabteilung ein Anforderungsprofil und halte die MUSS-Kriterien fest (auf was können wir auf keinen Fall verzichten). Darauf baue ich standardisierte Interviewfragen auf. Im Anschluss erarbeite ich mit der Fachabteileitung situative Beispiele (anspruchsvolle Herausforderungen) aus dem Joballtag für Rollenspiele. 

Im Bewerbungsgespräch führe ich ein Biographisches Eignung-Interview und schaue, an welchen Stellen ich geschickt standardisierte Fragen einbauen kann. Ich überprüfe im Anschluss wichtige Anforderungskriterien im Rollenspiel. Das finde ich wichtig, da ich schon einige Überraschungen erlebt habe. So holterdiepolter kann man Rollenspiele jedoch auch nicht für jede Stellenbesetzung anwenden (dann lieber doch ein knackiges Online-Assessmentcenter für hochrangigen Besetzungen). Diagnostische Testverfahren setze ich ein, wenn berufliche Leistung nicht versagen darf – wie z.B. bei Piloten.

Für Ihren schnellen Einstieg in Bewerbungsgespräche habe ich für Sie 75 hochwertige Interviewfragen für Personaler und Führungskräfte zusammengestellt, die Sie direkt anwenden können. Hier sind auch biographische Fragen enthalten:

Ihr Erfolg ist meine Herzensangelegenheit!

Ihre 

Sandra Gärtner 

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