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Bewerbungsgespräche führen: Leitfaden für Arbeitgeber und Personaler

 

Sie sind Geschäftsführer, Führungskraft oder Personaler und möchten Interviews auf einem Top-Level führen? Dann sind Sie hier richtig! Denn auch im Zeitalter des Fachkräftemangels ist nichts kostenintensiver als eine Fehlbesetzung. Lesen Sie, wie Sie die Nadel im Heuhaufen finden, die Regenwürmer husten hören und rechtliche Tretminen elegant umgehen.

 

Inhaltsverzeichnis 

Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch: Was Sie als Arbeitgeber und Personaler vor dem Start wissen sollten

  • DIN 33430: Die Basis für professionelle Auswahlprozesse
  • Bewerbungsunterlagen sichten und Spurensuche im World Wide Web
  • Auswahlgespräche per Video: Was der technische Kanal schluckt
  • Unzulässige Fragen und AGG
  • Employer Branding und Candidate Experience

Professionalität und Treffsicherheit im Bewerbungsgespräch: Anforderungsanalyse, Interviewleitfaden und die richtige Interview-Technik 

  • Standardfehler bei Interviewfragen: No-Gos
  • Das Interview basiert auf einer Anforderungsanalyse
  • Erarbeiten Sie einen Interviewleitfaden: Allen Bewerbern werden die gleichen Fragen gestellt
  • Biographische Interview-Fragen: Vertiefen Sie Vergangenes
  • Situative Fragen: Was wäre, wenn?
  • Rollenspiele und Fallstudien
  • Wenn Bewerber generell zu knapp oder unscharf antworteten: Bohren Sie nach
  • Die 5 häufigsten Beurteilungsfehler: Urteilsverzerrungen reduzieren

Der Ablauf: Phasen eines Vorstellungsgespräches 

  • Phase 1: Begrüßung des Bewerbers
  • Phase 2: Zielführende Fragen im Bewerbungsgespräch (plus Freebie 75 hochwertige Interviewfragen)
  • Phase 3: Der Arbeitgeber stellt sich vor und beschreibt die Stelle
  • Phase 4: Fragen des Bewerbers an das Unternehmen
  • Phase 5: Abschluss des Bewerbungsgesprächs
  • Phase 6: Evaluation des Bewerbungsgesprächs
  • Phase 7: Bewerbungsgespräch nachbereiten

Fazit: Worauf es im Bewerbungsgespräch ankommt

 

Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch: Was Sie als Arbeitgeber und Personaler vor dem Start wissen sollten 

DIN 33430: Die Basis für professionelle Auswahlprozesse

Wer sein Handwerk in der Personalauswahl beherrscht, sollte schon mal über die DIN 33430 gestolpert sein. Hier sind seit 2002 die wissenschaftlichen Qualitätsstandards zu fundierten Auswahlverfahren in der Eignungsdiagnostik festgehalten. Die Basis meiner Arbeit. 

Bewerbungsunterlagen sichten und Spurensuche im World Wide Web

Lesen Sie sich die Bewerbung und den Lebenslauf aufmerksam durch. Notieren Sie sich Punkte, über die Sie gezielt sprechen möchten. Grasen Sie zusätzlich das weltweite Netz und die Social-Media-Kanäle ab. Auch wenn Sie nichts finden, ist das eine Aussage. 

Basics für das Interview als Arbeitgeber

  • Ziel ist das gegenseitige Kennenlernen. Alle Beteiligten finden heraus, ob sie menschlich und fachlich zueinander passen und die beidseitigen Erwartungen übereinstimmen. Im Zuge des Fachkräftemangels und der digitalen Transformation finden heute keine Kreuzverhöre mehr statt, es geht vielmehr um den Dialog auf Augenhöhe.
  • Schaffen Sie eine entspannte Atmosphäre, in der sich Ihr Gegenüber öffnet.
  • Es sollten nicht mehr als 2-3 Personen an dem Gespräch beteiligt sein, sonst wirkt es auf die Kandidatinnen einschüchternd. Planen Sie stattdessen lieber mehrere, separate Gespräche.
  • Haben Sie ehrliches Interesse.
  • Idealerweise erhält der Bewerber 70-80% Redeanteil

Auswahlgespräche per Video: Was der technische Kanal schluckt

Im Videointerview sehen Sie oft nur den Kopf und einen keinen Teil des Oberkörpers, der Rest ist unsichtbar. Mimik, Gestik und Blickkontakt sind deutlich reduziert. Auch werden die „Micro-Expressions“, winzige mimische und gestische Ausdruckbewegungen, sowie die Körpergröße und der Gesamtauftritt durch den Kanal geschluckt. Nichts ersetzt ein persönliches Kennenlernen vor Vertragsunterschrift. 

Unzulässige Fragen und AGG

Unzulässig sind Fragen, die das Persönlichkeitsrecht im Grundgesetzt, das AGG (Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz) oder Regelungen zur Schwerbehinderung aus dem Sozialgesetzbuch verletzen. Fragen Sie nicht nach: 

  • Ethnischer Herkunft und Rasse
  • Geschlecht
  • Weltanschauung
  • Behinderungen/Schwerbehinderungen
  • Alter
  • Familienplanung und Schwangerschaft
  • Privatleben
  • Sexuelle Identität
  • Partei-/Gewerkschafts- oder Religionszugehörigkeit
  • Vermögensverhältnissen/Schulden
  • Vorstrafen
  • Gesundheitszustand 

Im Ausnahmefall können einzelne Fragen dennoch zulässig sein, wenn der Arbeitgeber aufgrund der Eignung für die Stelle ein berechtigtes Interesse nachweisen kann. Dann müssen Bewerbende wahrheitsgemäß antworten. 

Achten Sie auf Absageschreiben ohne AGG-relevante Begründungen

Employer Branding und Candidate Experience

An einem Auftritt als attraktiver Arbeitgeber kommen Sie heute nicht vorbei: Pflegen Sie eine anziehende Website und einen glasklaren Karriereauftritt. Machen Sie es den Bewerbern so leicht wie möglich, sich bei Ihnen zu bewerben und Kontakt mit Ihnen aufzunehmen. Achten Sie auf eine positive Reputation auf Kununu und Glassdoor. Beantworten Sie Fragen und nehmen Stellung zu Kommentaren. Und sind Sie vorbereitet: Selbst die Unternehmensbilanzen werden heute von Bewerber vor dem Bewerbungsgespräch eingesehen. Eine ausgezeichnete Candidate Experience ist im Zeitalter der digitalen Transparenz unumgänglich. Inzwischen hat sich das Blatt gewendet: Bei Top-Kandidaten bewerben Sie sich heute als Unternehmen und nicht umgekehrt. 

 

Professionalität und Treffsicherheit im Vorstellungsgespräch: Anforderungsanalyse, Interviewleitfaden und die richtige Interview-Technik 

Standardfehler bei Interviewfragen: No-Gos  

Der diagnostische Super-GAU ist in ein Interview zu gehen und spontane Fragen zu stellen: 

  • Was sind Ihre Stärken?
  • Was sind Ihre Schwächen?
  • Warum wollen Sie bei uns arbeiten?
  • Welche besonderen Vorteile bringen Sie mit?
  • Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag? 

Seit Jahrzehnten hat sich diese Praxis hartnäckig in den Unternehmen eingezeckt. Warum sind Fragen wie diese nicht hilfreich? Die Antworten enthalten reine Selbstauskünfte, die nicht aussagefähig sind und vorbereitet werden können. Lesen Sie weiter, wie Sie es besser machen und eine hohe Treffsicherheit im Auswahlprozess erreichen können.

Das Interview basiert auf einer Anforderungsanalyse

Viele Unternehmen verzichten auf eine Anforderungsanalyse, da sie ihnen zu zeitaufwendig erscheint und sie der Überzeugung sind, ohnehin genau zu wissen, was sie suchen. Der Prozess verläuft schlampig zwischen Tür und Angel. Die Praxis zeigt jedoch immer wieder, dass wichtige Fach- oder Sozialkompetenzen bei den ausgewählten Kandidaten später fehlen, die zu einer vorzeitigen Entlassung in der Probezeit führen können. Die Anforderungen werden häufig schlichtweg nicht ausreichend überprüft. 

In der Anforderungsanalyse sammeln Sie alle notwendige Eignungsmerkmale und Eigenschaften eines Stelleninhabers sowie die Erwartungen der Mitarbeiter und Kunden. Die wichtigsten Kriterien übernehmen Sie in einem Anforderungsprofil: 

  • Was sind tägliche, wöchentliche, monatlich, jährliche Aufgaben und besondere Herausforderungen?
  • Welche fachlichen Qualifikationen werden benötigt? Auf welche können Sie nicht verzichten? Welche sind erlernbar?
  • Welche Kompetenzen werden bei der Ausführung der inhaltlichen Arbeit benötigt (Projektführung, Mitarbeiterführung, kollegialer Umgang, Umgang mit Kunden etc.)?
  • Welche Werte und Motive sollte der Stelleninhaber mitbringen?
  • Welche Kompetenzen und Eigenschaften werden in den nächsten Jahren benötigt? 

Sammeln Sie die Inhalte aus verschiedenen Perspektiven:

  • direkte Führungskraft
  • Kollegen
  • Führungskraft auf Zwischenebene
  • Mitarbeiter 

Oft wird in der Praxis nur ungenau zwischen wünschenswert und unverzichtbar unterschieden und eine eierlegende Wollmilchsau gesucht. Setzen Sie hier an: Legen Sie Muss-Kriterien fest, auf die sie nicht verzichten können.  

Erarbeiten Sie einen Interviewleitfaden: Allen Bewerbern werden die gleichen Fragen gestellt

Bereiten Sie Fragen vor, die Sie allen Bewerbern gleichermaßen stellen. Eine hohe Standardisierung schafft Vergleichbarkeit und sichert damit eine hohe Validität im Auswahlprozess. Leiten Sie die Kompetenzen aus dem Anforderungsprofil ab und konzentrieren Sie sich wenigstens auf die Muss-Kriterien. Bereiten Sie je Muss-Kompetenz mindestens 2-3 Fragen vor, um die Eindrücke gegen Zufälligkeit einzelner Antworten abzusichern.

Über den Interviewleitfaden hinaus, können Sie zusätzlich biographische, situative oder fachliche Fragen stellen, um individuelle Themen zu vertiefen und den Menschen Ihnen gegenüber in allen Facetten kennenzulernen. 

Biographische Interview-Fragen: Vertiefen Sie Vergangenes

Bitten Sie den Bewerber über eine Anforderungssituation Auskunft zu geben, die er in der Vergangenheit zu bewältigen hatte. Fragen Sie, wie er tatsächlich vorgegangen ist

Hier wird das reale Verhalten oder die Erfahrung in einer wirklichen durchlebten Situation erfragt. Diesem Fragetypus liegt die Idee zugrunde, dass vergangenes Verhalten zukünftiges Verhalten vorhersagen kann. Vertiefen Sie, indem Sie immer stärker die Vorgehensweise, Motive und Ergebnisse hinterfragen: 

  • Wie wurden Dinge genau angegangen und Ergebnisse erreicht?
  • Welche Hürden gab es zu überwinden?
  • Wie wurden Lösungen wurden generiert? 

Zu den Biographischen Interviews habe ich einen weiteren Blog geschrieben.

Situative Fragen: Was wäre, wenn?

Skizzieren Sie dem Bewerber eine Anforderungssituation, die für die Zielposition repräsentativ ist. Bitten Sie ihn zu schildern, wie er in der beschriebenen Situation agieren würde. Sie nehmen quasi eine mentale Arbeitsprobe, die sich auf eine hypothetische Situation bezieht.

Rollenspiele und Fallstudien

Sie können auch ein Rollenspiel über eine typische Anforderung vorbereiten. Die Mehrzahl der Bewerber steigt ungern in eine solche Situation ein. Hier ist es wichtig, dass Sie als Interviewer beharrlich bleiben und den Bewerbenden auffordern, sich tatsächlich in die Situation zu hineinzubegeben. Um die fachlichen Qualifikationen oder Schlüsselkompetenzen zu überprüfen, können Sie zusätzlich auch Fallstudien durchführen. Wichtig ist hierbei stets der direkte Bezug zum Anforderungsprofil, sonst wird es unprofessionell, wie bei „Hempels unterm Sofa“.  

Wenn Bewerber generell zu knapp oder unscharf antworteten: bohren Sie nach

Oft lässt die erste Reaktion eines Bewerbers auf eine gestellte Frage keine treffsichere Einschätzung seiner Kompetenzen zu – die Antwort fällt zu knapp oder unscharf aus, oder sie geht an der eigentlichen Fragestellung vorbei. Dann liegt es nahe Folgefragen zu stellen, um das Antwortverhalten des Gesprächspartners weiter zu stimulieren, und so lange fokussierend nachzufragen, bis eine zufriedenstellende Einschätzung der infrage stehenden Kompetenz möglich ist. 

  • Können Sie das bitte genau beschreiben?
  • Können Sie ein konkretes Beispiel nennen? 

Wenn ein Bewerber dennoch nicht in der Lage ist vergangene Handlungen genau zu beschreiben, wird die Kompetenz bisher wenig entwickelt sein.  

Die 5 häufigsten Beurteilungsfehler: Urteilsverzerrungen reduzieren

Ein Beurteilungsfehler?! „Passiert mir nicht“, winken die meisten Personaler ab. Ich versichere Ihnen, Beurteilungsfehler unterlaufen selbst gestandenen Senior Recruitern unbemerkt. Deshalb ist es wichtig, sich selbst im Auswahlprozess immer wieder auf das Thema zu sensibilisieren, sich nicht blenden zu lassen und konsequent alle Kriterien aus dem Anforderungsprofil zu vertiefen.

Halo-Effekt:

Ein Merkmal ist beispielsweise besonders stark ausgeprägt, so dass es alles andere in den Schatten stellt: D.h. von einem besonders positiven oder negativ empfundenen Merkmal wird auf weitere Merkmale geschlossen. Zum Beispiel, wenn Sie einem Harvard-University Absolventen grundsätzlich einen hoher IQ zuordnen und künftig eine hervorragende Performance in allen Disziplinen erwarten würden.   

Attraktivitätsverzerrung:

Es passiert immer wieder, dass attraktive Menschen, die optisch und verbal stark präsent sind, eine höhere Eignung zugeschrieben wird, obwohl die physische Attraktivität des Bewerbenden überhaupt keine Rolle im Anforderungsprofil spielt. 

Sympathieeffekt:

Personen, die als sympathisch eingeschätzt werden, werden milder beurteilt. Der Sympathie-Effekt kennzeichnet die Tendenz, einem als sympathisch erlebten Menschen generell positive Eigenschaften zuzuschreiben und ihnen ein höheres Gewicht bei der Bewertung zu geben sowie seine Schwächen zu übersehen oder diese geringer zu gewichten. 

Ähnlichkeitseffekt (Mini-Me):

Interviewer bevorzugen Bewerber, die sind wie sie selbst: „Gleiche Laufbahn, ähnliche Herkunft, ähnliche Vorlieben? Muss gut sein, positives Zeichen!“ 

Gute-/Schlechte-Laune-Effekt:

Die eigene Laune als Interviewer bestimmt unser Urteil mit. An machen Tagen finden wir alles toll oder alles furchtbar, u.a. auch Bewerber. Zudem hängt die Qualität unserer Fragen vom der Gesamtbewertung ab. Deshalb sind standardisierte Fragen und Prozesse unabdingbar.  

 

Der Ablauf: 7 Phasen eines Vorstellungsgespräches 

Phase 1: Begrüßung des Bewerbers

  • In den ersten Minuten geht es nur um das Auflockern der Atmosphäre. Begrüßen Sie Ihren Bewerber, halten Sie Small-Talk über die Anreise, den Verkehr, die Parksituation, das Wetter usw. und geben dem Bewerber Zeit zum Ankommen.
  • Bieten Sie Getränke an.
  • Die Anwesenden sollten kurz etwas über sich erzählen – Aufgabe und Rolle.
  • Stellen Sie Ihr Unternehmen kurz vor mit seinem Schwerpunkt und Aktivitäten. Erst zu einem späteren Zeitpunkt werden die Kultur und Benefits weiter vertieft.
  • Geben Sie einen Überblick über den groben Ablauf des Gesprächs.  

Phase 2: Zielführende Fragen im Bewerbungsgespräch

Sie erreichen eine bestmögliche Passung, wenn Sie vorab eine Anforderungsanalyse sowie ein Anforderungsprofil erstellen und darauf den Interviewleitfaden aufbauen.

Für einen schnellen Einstieg in Bewerbungsgespräche habe ich für Sie TOP 75 Interviewfragen für Personaler und Führungskräfte zusammengestellt, die Sie direkt anwenden können:

   

Phase 3: Der Arbeitgeber stellt sich vor und beschreibt die Stelle

Nun geht es darum ein glasklares und ungeschöntes Bild der Unternehmenskultur, der Abteilung und der Stelle zu vermitteln: 

  • Was sind die Kernarbeitszeiten, Bedingungen zu Remote-Work oder Homeoffice-Arbeit, Urlaubstage, Benefits etc.?
  • Was ist typisch an der Unternehmenskultur?
  • Was sind die Ziele des Unternehmens (Vision, Zukunftsbild)?
  • Was ist die Mission des Unternehmens (Purpose, Unternehmenszweck)?
  • Welche Werte werden innerhalb des Unternehmens gelebt?
  • An was wird Erfolg der stärksten Leistungsträger gemessen?
  • Was kommt innerhalb der Organisation nicht gut an?
  • Warum ist die Stelle frei geworden?
  • Was ist bei dieser Stelle besonders wichtig (Ziele)?
  • Was sind die wesentlichen Aufgaben in dieser Position?
  • Wie werden sich die inhaltlichen Aufgaben in den nächsten Jahren verändern?
  • Was ist die Rolle und Verantwortung des Stelleninhabers?
  • Was darf nicht passieren?
  • Wer ist der Vorgesetzte?
  • Wie ist die Abteilungsstruktur?
  • Welche Schnittstellen zu anderen Fachbereichen gibt es?  

Phase 4: Fragen des Bewerbers an das Unternehmen 

Hier bekommt der Bewerber die Gelegenheit, Fragen zu stellen. Beantworten Sie diese Fragen wahrheitsgemäß. Typische Fragen sind: 

  • Was könnte an diesem Job am meisten frustrieren?
  • Wie definieren Sie Erfolg für diese Position?
  • Wie würden Sie den Führungsstil meines Chefs beschreiben?
  • Wie werden Talente und Stärken bei Ihnen gefördert?
  • Warum arbeiten Sie für dieses Unternehmen?
  • Wann kann ich mit Ihrer Entscheidung rechnen? 

Phase 5: Abschluss des Bewerbungsgespräches 

  • Nutzen Sie die Gelegenheit positive Aspekte zu unterstreichen und auch Themen zu benennen, bei diesen Sie sich vielleicht noch nicht ganz sicher sind.
  • Gibt es weitere Gespräche?
  • Fragen Sie nach dem Zeitplan der Kandidaten.
  • Klären Sie, wer Sie sich spätestens bei dem Bewerber zurückmeldet und wie der Bewerber direkt mit Ihnen Kontakt aufnehmen kann.
  • Weisen Sie auf die Erstattungsmöglichkeiten für Reisekosten hin.
  • Führen Sie durch Räume und stellen Kollegen vor, wenn der Bewerber interessant ist.
  • Bedanken Sie sich für das Gespräch.
  • Bringen Sie den Bewerber zum Ausgang und verabschieden Sie sich.  

Phase 6: Evaluation des Bewerbungsgespräches 

Gehen Sie genau Ihre Notizen und Bewertungsskalen durch. Werten Sie die Informationen und Beobachtungen aller Interviewer dahingehend aus, welche Personen die Musskriterien der Stelle am besten erfüllen. 

Gemeinsam mit allen am Recruiting-Projekt Beteiligten, ist ein Ranking der finalen Kandidaten anhand aller Musskriterien zu erstellen. 

Manchmal sind Diskussionen nötig, um Entscheidungen zu treffen. Sind Sie sich beim Ranking bezüglich einzelner Kompetenzen eines Bewerbers unsicher, können Sie zur Absicherung Referenzen einholen, Probearbeiten vereinbaren, ein erneutes Gespräch mit anderen Interviewern verabreden oder zusätzliche praktische Übungen und Tests einsetzen.  

Sollte kein Kandidat die Musskriterien erfüllen, können Sie überlegen, ob Sie eine weitere Suchrunde organisieren oder ob es Kompetenzen gibt, die Sie bei grundlegender Eignung eines Bewerbers nachschulen können.  

Phase 7: Bewerbungsgespräch nachbereiten

Steht einer Einstellung nichts mehr im Wege, können Sie ein wirkungsvolles Onboarding vorbereiten.  

Informieren Sie Bewerbende auch bei Verzögerungen. Informieren Sie in jedem Fall so schnell wie möglich. 

Im Sinne einer positiven Candidate Experience: Nehmen Sie sich für jeden Bewerber, der sich persönlich vorgestellt hat, Zeit für eine telefonisch Absage. Nennen Sie Absagegründe, die AGG-Konform sind, geben Sie ehrliche Tipps, benennen Sie positive Eindrücke (Kompetenzen/Eigenschaften) und drücken Sie Ihr Bedauern aus. 

Menschen erinnern sich am besten an den Schluss. Ihr Verhalten sowie Ihre Haltung prägt das Bild des Bewerbers und entscheidet – trotz einer Absage, ob sie als Arbeitgeber weiterempfohlen werden. 

 

Fazit: Worauf es im Bewerbungsgespräch ankommt 

Unter allergrößter Verdichtung der Interviewforschung sind es nur zwei Prinzipien, von denen der Erfolg eines Einstellungsgespräches abhängt: 

  1. Man muss die richtigen Fragen stellen.
  2. Man muss die Antworten richtig bewerten.

 

Ihr Erfolg ist meine Herzensangelegenheit!

Ihre 

Sandra Gärtner

 

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